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社内外メールの書き方ひとつで変わる!?ビジネスメールの基礎知識

投稿日:2016年3月9日 更新日:

どもども!HB108ですw

仕事上、お取引先や社内とメールのやりとりすることが多いのですが、「ん?!」と思うことが多々あります。

名刺の出し方とかは習ったりして覚えるもんですけど、メールは私用と混合しちゃって間違いが多いんです。

今回は知っているようで知らない、社内外に対してメールマナーを紹介したいと思います。

厳選!ビジネスメールの間違い

書き始め

送信先の社名と担当者名を書いた後に本文を書き始めますが、書き始めの最初の文章は様々です。
「いつもお世話になっております」「いつもお引き立て頂き、誠にありがとうございます」とか付けたあとに自分を名乗りましょう!
出来ない人、意外といます。

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ご苦労様です

(;・∀・)ハッ?お前は俺の上司か?!
ずいぶん偉そうだな…なめてんのかっ!って思われますwww
正しくは「お疲れ様です」です。
と言うか、社外にお疲れ様とか使いませんwww
「先日は大変お世話になりました」と相手を立てるのがマナーです。

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了解しました

このやろう!お前は何様だ!!
って思われますwww
正しくは「承知致しました」「かしこまりました」

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感嘆符(エクスクラメーション・マーク)

プライベートなら構いませんが、ビジネス上ではご法度です。
「本日のご予定はいかがでしょうか?」
まあ、感情が伝わりやすいですが、不快に思う方もいますので出来る限り使用するのはやめましょう。
おまけに絵文字なんてもってのほかです。

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○○殿

社外メールでたまーーーにあります。「HB108殿」。。。。
違和感ありまくりですwww
「殿」を使うのは社内の上司に対してです。
社外には「様」で統一しましょう!

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御中と様の使い方

「御中」は会社名や官庁、団体名等、担当者がわからない場合に使います。
「○○商事株式会社 御中」
「株式会社△△ 営業部 御中」
「様」は担当者がわかっている場合に使用します。
「○○商事株式会社 山田様」みたいに。
よくある間違いが

「○○商事株式会社御中 山田様」

です。
御中と様はダブってはいけません。

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半角カタカナ

基本的にホームページ上でもメールでも半角カタカナは使用してはいけません。
文字化けの原因となります。情弱な人だと「ウイルスに感染した!」と騒ぐでしょうwww
詳しくは書きませんが「文字コード」の不一致で文字化けします。

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機種依存文字

これなに?って思う人、まだまだいるかと思いますw
株式会社を1文字で表す(株)だったり、「1(○の中に数字)」や「mm」や「cm」のことです。
これも半角カタカナ同様、文字化けの原因となります。
わざわざ略す必要はありませんし、これらを使わなくてもメールは書けますので注意しましょう!

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署名欄

色んな人がいます。シンプルだったりカラフルだったり。
特に縛りはありませんが、URLやメールアドレスを全角で作成する人が多いです。
半角カタカナはNGですが、英数字は半角を使うのがインターネットやメールのルールだったりします。
つーか、半角英数字使っている方が「デキる」感じがしますwww

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タイトルが英字

スパムメールに間違われてしまいますwww
「Thank You!」とか短いタイトルはスパムとされてしまうようですので、「Thank you for …」のように文章にしましょう。

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伸びる単語

メールに関係ありませんが…………
フォルダー、スキャナー、プリンター、インターネットエクスプローラー。。。
IT業界は語尾の「ー」を付けません。
これだけでなんとなくデキる感じがwwwwww

まとめ

たったメール1通で相手に不快な印象を与えてしまいます。
送信する前にいま一度メールを確認しましょう!
あとは自社特有の言い回し(ローカル用語)や業界用語を多用する場合も注意してくださいね!

HB108-136

古来より願いを叶える方法の一つ↓

歴史が違う願いを叶える方法

 

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